La sostenibilità è anche nell’operatività quotidiana 

L’impegno costante e di lunga durata di Coopservice per la tutela dell’ambiente non è dimostrato solo dalle plurime attestazioni ottenute, dalle attività di sostegno ad iniziative per la tutela degli ecosistemi e dai rilevanti investimenti attuati in direzione della sostenibilità, ma coinvolge ogni ambito operativo sia in termini di programmazione che di gestione quotidiana. In quest’ottica, anche ‘le piccole scelte’ portano linfa vitale al percorso intrapreso; infatti, nella concezione di Coopservice, la ‘sostenibilità’ si estende all’operatività quotidiana e coinvolge direttamente i dipendenti nel raggiungimento degli obiettivi attraverso investimenti mirati ad assicurare le migliori condizioni ambientali di lavoro o a limitare il più possibile lo spreco di risorse, i consumi e, conseguentemente, le emissioni.

Come la gestione delle stampanti può aiutare l’ambiente

Un esempio di questa politica di sostenibilità a tutto tondo riguarda il progetto, in corso di attuazione, che prevede la sostituzione delle stampanti ‘personali’ in uso negli uffici della sede centrale di Reggio Emilia con macchine di ultima generazione collocate in nuove aree di stampa condivise. Non si tratta semplicemente di razionalizzare il numero di dispositivi, rimpiazzando l’esistente e alzando l’asticella della tecnologia; significa piuttosto una riorganizzazione gestionale che rimodula completamente il modo in cui le persone stampano, condividono documenti e utilizzano le risorse aziendali, introducendo un sistema moderno e sostenibile che permetta di coniugare l’efficienza operativa con l’attenzione all’impatto ambientale e al consumo di risorse.

Più tutela della salute, meno consumo di risorse

Perché questa scelta nasce proprio, innanzitutto, dalla volontà di incidere sulla carbon footprint aziendale e di migliorare le condizioni degli ambienti di lavoro, individuando 2 obiettivi immediati:

• Aria più pulita: le stampanti laser, posizionate a pochi centimetri dalla scrivania in uno spazio ristretto, rilasciano microparticelle e calore direttamente nell'aria che i lavoratori rischiano di respirare ogni giorno. Spostare i dispositivi in spazi più aperti e ventilati significa liberare gli uffici da queste emissioni, garantendo un'aria nettamente più salubre, oltre che un comfort acustico maggiore.

• Riduzione dei consumi connessi al funzionamento delle stampanti: derivante dalla forte riduzione del numero di dispositivi e dall’adozione di modelli più efficienti di ultima generazione, progettati per limitare l’impatto ambientale e gli sprechi di carta e toner.

Dispositivi progettati per ridurre i consumi

Le stampanti multifunzione di ultima generazione installate assicurano infatti, oltre che prestazioni tecniche superiori, diversi vantaggi in termini ambientali:

• riducono significativamente sia il consumo di energia che quello di carta, grazie al basso assorbimento elettrico e alla digitalizzazione dei flussi di lavoro;

• utilizzano toner che richiedono temperature di fusione inferiori e integrano funzioni automatiche di risparmio energetico;

• sono realizzate con una significativa percentuale di plastica riciclata e impiegano materiali di imballaggio ridotti e più sostenibili.

Hardware + software, una soluzione integrata per garantire più sicurezza

Per sviluppare il progetto, Coopservice ha coinvolto un partner tecnologico (Ricoh Italia) chiamato a supportare lo studio della situazione esistente e l'individuazione delle soluzioni più innovative disponibili sul mercato. Si è così partiti da un censimento completo delle stampanti presenti nella sede, analizzandone utilizzo, collocazione e volumi medi mensili di stampa (più di 49.000 stampe in bianco e nero e quasi 28.000 a colori): questo studio preliminare ha permesso di identificare l’opportunità di incrementare le aree di stampa comuni, con una distribuzione più efficiente delle apparecchiature. Ma non è solo questione di hardware. L’acquisizione delle nuove macchine si è accompagnata all’adozione di un software, Papercut, che consente una gestione centralizzata delle stampe e un controllo personalizzato degli accessi con riconoscimento dell’utente interessato tramite strisciatura del proprio badge aziendale.

Un primo risultato: numero di stampanti diminuito del 71%

La nuova configurazione prevede, pertanto, un passaggio deciso da un modello basato su numerose stampanti individuali a uno fondato su aree di stampa condivise e dispositivi dipartimentali di ultima generazione. A fronte della disponibilità precedente di 106 dispositivi di stampa, il numero complessivo delle macchine è stato ridotto a 30 unità, con una diminuzione complessiva di 76 dispositivi (-71,7% rispetto alla dotazione iniziale). Una razionalizzazione che avrà un impatto significativo sulla riduzione dei consumi di funzionamento e delle emissioni di CO2, ottimizzando al contempo i volumi di utilizzo delle apparecchiature e la gestione complessiva del servizio.

Modalità gestionali che consentono una migliore protezione dei dati e della privacy

Oltre alle ricadute ambientali, un altro degli aspetti più rilevanti del progetto riguarda la sicurezza e la tutela della privacy. Le nuove stampanti centralizzate sono dotate di sistemi di cybersecurity avanzati e costantemente aggiornati, per proteggere i dati aziendali e il lavoro degli utenti. Inoltre, ogni procedimento di stampa risulta protetto: in seguito all'introduzione dell'autenticazione tramite badge personale, i documenti dopo essere stati ‘lanciati’ vengono stampati solo quando l'utente si identifica presso il dispositivo scelto. A questa funzionalità si aggiungono la stampa riservata e il sistema ‘Follow Me’, che permette di inviare un documento in coda e ritirarlo successivamente da qualsiasi stampante autorizzata. Grazie a queste modalità si riduce il rischio che documenti sensibili restino incustoditi nei vassoi di uscita e si garantisce una maggiore protezione delle informazioni aziendali.

Innovazione, sostenibilità e riduzione dei costi in un unico progetto

I risultati attesi attestano la validità ecologica e funzionale del progetto. Dal punto di vista energetico, il rinnovo del parco macchine consente una riduzione stimata dei consumi elettrici pari al 91,39%, con un risparmio economico annuo di poco inferiore ai 2.000 euro. Ancora più significativo è il beneficio legato alla riduzione dei costi di stampa: a parità di volumi prodotti, il risparmio stimato supera i 27.500 euro all'anno. L'intervento realizzato rappresenta, quindi, un esempio concreto di come innovazione tecnologica, sostenibilità e attenzione ai costi possano convergere in un unico progetto. Oltre a stampare meglio, si introduce un modello più efficiente, sicuro e responsabile, capace di generare valore per le persone, per l'organizzazione e per l'ambiente.