Nell’articolo “Dematerializzazione dei documenti cartacei e digitalizzazione” è emerso che la trasformazione dei documenti è un processo in via di sviluppo, adatto ad alcuni documenti (ma non alla totalità) e che consente di migliorare le procedure e il business. Ma quali sono le norme che regolano questo processo? E quali i testi di riferimento?

Il tema della trasformazione digitale dei documenti richiesta sia alle aziende private, sia alla pubblica amministrazione è articolato e complesso. Tale processo non è riducibile solo alla trasformazione dei documenti e la loro eliminazione in formato cartaceo, soprattutto perché è regolato da normative di riferimento ancora poco chiare. 

Qual è la normativa di riferimento?

Essendo la dematerializzazione un processo complesso, risiede all’interno della sua complessità una criticità che ne ostacola l’attuazione. Da un lato si pone una forza oppositiva al cambiamento e al raggiungimenti degli obiettivi di una reale innovazione, dall’altra si presenta agli operatori un quadro normativo di riferimento di difficile interpretazione.

Il primo punto di riferimento per le norma in tema di dematerializzazione e digitalizzazione è il Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. n. 82/2005). Il codice è corredato da “Regole Tecniche”.

Un altro riferimento importante è il DPR 445/2000 (Testo Unico sulla documentazione amministrativa), come anche il Codice dei beni culturali, di cui al D.Lgs.n. 42/2004, e le altre le norme come, ad esempio, solo per citarne alcune:

• la nota L. 241/90 sul procedimento amministrativo;
• il D.lgs. n. 196/2003 sulla protezione dei dati personali;
• il D.Lgs. n. 33/2013 sulla trasparenza.

La dematerializzazione e digitalizzazione, sono temi ad oggi sottoposti a continue modifiche normative che offuscano la strategia volta all’innovazione. Questa strategia dovrebbe tener conto: della componente legata agli aspetti tecnico-informatici e dell’importanza e della laboriosità relativa agli aspetti giuridici e archivistici dei documenti e dei processi delle pubbliche amministrazioni.

Un quadro in miglioramento

«Occorre un testo recante pochi principi generali della materia, resi chiari e “autoconsistenti” di modo da fornire un saldo riferimento a cui attingere. Il Codice dell’Amministrazione Digitale nella sua attuale formulazione, appare martoriato da una sequenza di interventi normativi che non hanno fatto altro che rendere manifesta l’imperfezione del testo ab origine».

Il Manifesto per l’innovazione digitale proposto all’interno del Gruppo di Lavoro per la Governance digitale delle associazioni ANORC e ANORC Professioni evidenzia in maniera esplicita le necessità di questa trasformazione.

Un processo volto alla dematerializzazione dei documenti della pubblica amministrazione è necessario e deve essere possibile. A confermarlo arrivano in soccorso il DPCM 21 marzo 2013 (in merito alla dematerializzazione, o “conservazione sostitutiva”, dei documenti originali analogici unici), e la Circolare n. 41/2015 del MIBACT – Direzione Generale Archivi, in merito all’autorizzazione alla distruzione di originali analogici riprodotti secondo le Regole tecniche di cui al DPCM 13 novembre 2014 e conservati secondo le Regole tecniche del DPCM 3 dicembre 2013.

L’importanza della formazione

Al fine di attuare in via definitiva i processi di dematerializzazione e digitalizzazione, le nostre amministrazioni pubbliche hanno bisogno di formazione.

Formare il personale per offrire gli strumenti e le competenze per attuare in via definitiva il processo di innovazione è fondamentale.

«Sorge spontanea l’esigenza di programmare piani formativi pervasivi destinati ai cittadini digitali, così come ai dipendenti ed ai dirigenti pubblici. L’obbligo formativo deve essere poi esteso alla classe politica, di modo da garantire contezza della materia a chi di fatto si occupa della normazione della stessa. La formazione permetterà ai cittadini digitali di smussare la diffidenza verso la materia, aumentando conseguentemente l’interesse a la partecipazione attiva, stimolando l’utilizzo di strumenti che fino ad ora hanno avuto davvero poco risalto (SPID ne è un esempio)».  – Manifesto del Gruppo di Lavoro per la Governance digitale delle associazioni ANORC e ANORC Professioni.