Una concezione della sostenibilità a 360 gradi
Per un’azienda che intenda esercitare in modo compiuto e aggiornato ai tempi la propria responsabilità sociale, l’impegno crescente in direzione della sostenibilità coinvolge ogni ambito operativo e si ripercuote su tutte le dimensioni connesse: oltre a quella ambientale, la sfera economica, finanziaria, sociale, culturale, relazionale, territoriale. Questo perché non si configura come ‘insostenibile’ solo qualcosa che incida negativamente sull’ambiente, bensì ogni aspetto che induca eccesso, spreco, inutilità di risorse e consumi, fino a compromettere l’attenzione alle persone e la congruità economica di ogni decisione. Una concezione della sostenibilità a tutto tondo, che orienta e determina qualsiasi progettualità, portandola ad assumere il ruolo di driver strategico ed elemento centrale nelle determinazioni organizzative e gestionali.
Gli ‘eco-meeting’ escono dalla riserva indiana
L’organizzazione di eventi rientra pienamente in questo approccio pervasivo e sempre più orientato all’esercizio della piena responsabilità d’impresa: la sfida è quella di ridurne l’impatto ambientale, economico e sociale senza compromettere la qualità della proposta dal punto vista esperienziale e organizzativo. Così, sempre di più, di fatto, l’organizzazione di manifestazioni sostenibili ha smesso di connotarsi quale nicchia riservata a pochi progetti virtuosi, diventando invece una necessità concreta per aziende, organizzazioni e istituzioni.
Non ci si limita a ‘fare pochi danni’ ma a costruire qualcosa per il futuro
In realtà richiamare il termine ’necessità’ tradisce un approccio limitativo, poiché l’organizzazione ‘eco’ da scelta etica di pochi è già passata a ‘leva strategica’ per brand, istituzioni e territori. Oggi non si parla più solo di ridurre l’impatto, ma di ripensare l’intero ecosistema dell’evento: progettazione, filiera, tecnologie, persone e valore lasciato sul territorio. Perché la nuova frontiera non si limita a ‘fare meno danni’, ma punta a generare effetti positivi: prima di tutto dal punto di vista ambientale - eventi a basse emissioni, con obiettivi di carbon neutrality o carbon positivity -, ma anche sociale - inclusione, accessibilità, benessere dei partecipanti e coinvolgimento delle comunità locali - ed economico - valorizzazione di fornitori locali e creazione di valore duraturo. Ecco allora che nel 2026 la domanda di fondo per l’organizzatore diventa: quale valore rimane dopo che si sono spente le luci?
La sostenibilità di un evento coinvolge ogni sua fase
Un evento sostenibile oggi è dunque il risultato di scelte consapevoli che attraversano l’intera filiera: dalla location ai trasporti, dalla gestione dei materiali al catering, fino al coinvolgimento dei partecipanti. La sostenibilità di una iniziativa inizia prima di tutto dal luogo che la ospita, optando per soluzioni che consentano di limitare i consumi e ridurne al minimo l’impatto generale, pur favorendo, al contempo, la migliore esperienza possibile per il pubblico. In tal modo, nella scelta della location assurgono ad aspetti di prioritaria importanza elementi quali l’accessibilità tramite mezzi pubblici, la capacità adeguata al numero dei presenti, il basso consumo e l’efficienza energetica, la necessità di evitare allestimenti temporanei in favore di spazi esistenti già attrezzati.
L’importanza di ‘come’ gestire il ‘dove’
In questo senso le buone pratiche consiglierebbero ad esempio di optare per location urbane o semi-urbane che, integrate nel tessuto cittadino, consentono più opzioni di raggiungibilità. Così come anche di scegliere spazi che utilizzino energie rinnovabili e che siano dotati di sistemi di monitoraggio dei consumi. E ancora di privilegiare soluzioni multiuso che permettano il riutilizzo degli spazi dopo la conclusione del meeting. Dal che si capisce che la questione della location non è solo del ‘dove’ è collocata ma, piuttosto, del ‘come’ viene complessivamente gestita.
L’impatto determinante della mobilità
La questione più impattante è senz’altro quella dei trasporti, in quanto generalmente viene stimato che incida sull’impronta carbonica generata dall’evento per oltre il 70%. È chiaro che, tra le molteplici soluzioni per alleviarne il peso, a fare la parte del leone sono l’incentivo all’uso di treni e mezzi pubblici rispetto all’auto privata e all’aereo, la messa a disposizione di shuttle condivisi (preferibilmente elettrici) e la disponibilità di percorsi di micromobilità, quali ad esempio il bike sharing o percorsi pedonali sicuri. Idee che in ogni caso necessitano del coinvolgimento attivo dei partecipanti con la somministrazione di questionari per la raccolta delle informazioni già in fase di iscrizione, benefici premianti per chi sceglie la sostenibilità e, dopo la conclusione, massima trasparenza nel calcolo delle emissioni e nelle modalità di compensazione delle emissioni residue.
Alla ricerca della circolarità
Per quanto attiene, invece, la gestione dei rifiuti e dei materiali l’imperativo è passare da un modello lineare usa-getta ad uno circolare, prevedendo una riduzione dell’impatto sia nella fase progettuale dell’evento che durante e dopo il suo svolgimento. Così a monte è consigliabile procedere all’eliminazione dei materiali monouso (plastica, carta, gadget) sostituiti con soluzioni compostabili o riciclate, alla digitalizzazione dei materiali comunicativi (biglietti, badge, programmi, comunicazioni) e, se necessario, al ricorso ad allestimenti modulari e comunque riutilizzabili. Mentre ‘durante’ è importante predisporre una raccolta differenziata ben visibile e presidiata, per poi procedere, dopo la conclusione, al recupero-riuso di strutture e materiali insieme ad una precisa rendicontazione del consumo complessivo in quanto, come noto, il migliore rifiuto è quello che non viene prodotto.
Il valore delle scelte ‘food’
Il catering, per contro, è uno degli ambiti a più elevata percezione per i partecipanti e, al contempo, uno dei più critici dal punto di vista ambientale. In direzione della sostenibilità si è chiamati ad optare per menu stagionali e a km zero, privilegiando l’offerta plant-based, riducendo gli sprechi (anche attraverso il recupero delle eccedenze non consumate) e preferendo le bottiglie in vetro con vuoto a rendere piuttosto che in plastica. In ogni caso, costituendo una componente importante dell’impronta carbonica nonché del racconto valoriale dell’evento, il food è oggetto di attenta pesatura iniziale, monitoraggio e rendicontazione conclusiva.
Rendicontazione fa rima con compensazione
Proprio la misurazione e il Report finale costituiscono l’approdo del percorso di progettazione e organizzazione di un eco-meeting. Una volta definiti a monte i KPI ambientali e sociali, coerenti con gli obiettivi dell’evento e con il contesto in cui si inserisce, il processo conduce alla determinazione della Carbon Footprint complessiva: le scelte progettuali – dalla mobilità alla gestione dei materiali, dall’energia al catering – vengono tradotte in dati concreti, comparabili e verificabili. Per questo la predisposizione del Report di sostenibilità rappresenta per le organizzazioni una preziosa risorsa, uno strumento di trasparenza che, oltre che a determinare la quantità-qualità delle compensazioni ambientali necessarie, attesta l’impegno verso la sostenibilità e permette di individuare aree di miglioramento per il futuro.
L’attenzione di Coopservice per la sostenibilità degli eventi
L’organizzazione di eventi sostenibili rientra a pieno titolo nelle strategie di riduzione dell’impronta carbonica di Coopservice. Il nuovo Smart Hub realizzato nell’area adiacente alla sede centrale di Reggio Emilia esemplifica strutturalmente l’approccio aziendale, caratterizzandosi quale sede ideale per meeting ed eventi aperti alla partecipazione dall’esterno. Edificio composto da diversi spazi modulabili, pensati secondo una integrazione inside-outside e operatività-convivialità, è stato progettato quale edificio compiutamente nZEB che include alcune delle più significative tecnologie e garanzie prestazionali assicurate da Coopservice ai propri clienti: produzione di energia rinnovabile, costante monitoraggio del consumo energetico, isolamento termico avanzato, ventilazione controllata, sistemi domotici avanzati integrati con il modello 3D BIM.
Lo Smart Hub quale rappresentazione plastica dell’approccio ‘eco’ di Coopservice
Facilmente raggiungibile grazie alla vicinanza con la stazione dell’Alta Velocità Mediopadana e con il casello autostradale di Reggio Emilia favorisce di per sé le soluzioni di trasporto sostenibile e le modalità di car sharing. Inoltre, essendo dotato di tutti i servizi che accompagnano l’organizzazione di eventi – dalla sala regìa, a monitor-display di ogni dimensione, impianti di amplificazione, fino agli spazi dedicati alla preparazione e somministrazione di alimenti e bevande – rappresenta una soluzione ideale per ridurre l’impatto organizzativo e gestionali degli incontri.
Calcolo dettagliato della Carbon Footprint dell’evento grazie ad un software dedicato
Ma se lo Smart Hub costituisce la rappresentazione ‘plastica’ dell’approccio Coopservice, va da sé che l’impegno si estende alle manifestazioni in qualsiasi luogo esse vengano organizzate. Allo scopo, l’azienda si è dotata del know-how e delle risorse necessarie per adempiere con accuratezza e trasparenza alla ricerca della sostenibilità organizzativa. Così, nell’ambito della partnership recentemente rinnovata con la startup a vocazione sociale Sea the Change rientra la disponibilità di un software grazie al quale è possibile calcolare l’impatto generato da ogni singola fase dell’evento, fino alla quantificazione dell’impronta carbonica complessiva e delle compensazioni ambientali che si rendono necessarie. Una modalità già sperimentata con successo nel corso di un evento organizzato nel 2025 in una sala del Museo dell’Ara Pacis di Roma, per il quale sono stati rendicontati 4,6 tonnellate di CO2 equivalente complessivamente prodotta, impatto compensato con l’acquisto di corrispondenti Crediti di Carbonio certificati per la tutela dell’ecosistema della laguna di Venezia.
The latest best practice: il Procurement Lab del 7 maggio
Il più recente esempio virtuoso dell’approccio adottato da Coopservice per gli eventi sostenibili riguarda l’organizzazione, la gestione e la rendicontazione di un incontro con una platea di fornitori aziendali svoltosi presso lo Smart Hub aziendale di Reggio Emilia il 7 maggio scorso. A tutti i partecipanti è stato preventivamente comunicato l’obiettivo della minimizzazione dell’impatto, sottoponendogli contestualmente un questionario informativo delle loro scelte di mobilità e soggiorno in loco. L’adozione dello Smart Hub quale location dell’evento non ha comportato alcuna necessità aggiuntiva di allestimento, mentre per le esigenze comunicative e di gadgettistica si è optato per materiali riciclati e riciclabili. Allo stesso modo il catering ha privilegiato proposte di prodotti locali, con minima presenza di pietanze di origine animale. Da sottolineare il pressoché totale azzeramento dei consumi energetici (3 Kw), grazie all’autonomia garantita dall’impianto fotovoltaico posizionato in copertura. Utilizzando l’applicativo di Sea the Change in dotazione, quasi in tempo reale si è potuta misurare l’impronta carbonica dell’evento che, determinata all’85% dal trasporto dei partecipanti da ogni parte d’Italia, ha fatto registrare 2,8 tonnellate di CO2 equivalente complessivamente prodotta (35 kg per partecipante): una emissione che, come da indirizzo ormai consolidato di Coopservice, verrà nelle prossime settimane compensata con l’acquisto di Crediti di Carbonio certificati.
